Wie dokumentiert ein Unternehmen seine Spenden korrekt?

Spendenquittung und Münzglas auf einem ordentlichen Holzschreibtisch im Nonprofit-Büro mit aufgeschlagenem Ordner und Bleistift.

Ein Unternehmen dokumentiert seine Spenden korrekt, indem es für jede Zuwendung eine gültige Spendenbescheinigung einholt, die Ausgabe ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfasst und alle Belege für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist sicher archiviert. Das gilt sowohl für Geldspenden als auch für Sachspenden. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen rund um die korrekte Dokumentation einer Unternehmensspende.

Welche Unterlagen braucht ein Unternehmen als Spendennachweis?

Als Spendennachweis braucht ein Unternehmen in erster Linie eine Zuwendungsbestätigung, also eine Spendenbescheinigung der empfangenden Organisation. Diese muss amtlich anerkannt und vom Finanzamt zugelassen sein. Zusätzlich sollte das Unternehmen den Überweisungsbeleg oder Kassenbon aufbewahren, der die tatsächliche Zahlung belegt.

Bei Spenden bis zu 300 Euro akzeptiert das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen auch einen vereinfachten Nachweis, zum Beispiel einen Kontoauszug mit dem Namen der begünstigten Organisation, dem Betrag und dem Verwendungszweck. Voraussetzung ist, dass die empfangende Organisation als gemeinnützig anerkannt ist. Für höhere Beträge ist die vollständige Spendenbescheinigung zwingend erforderlich.

Für Sachspenden gelten besondere Regeln. Hier braucht das Unternehmen zusätzlich eine interne Bewertung des gespendeten Gegenstands sowie gegebenenfalls einen Nachweis über den Buchwert oder den gemeinen Wert.

Was muss eine Spendenbescheinigung laut Finanzamt enthalten?

Eine Spendenbescheinigung muss laut Finanzamt folgende Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift des Spenders, Name und Anschrift der empfangenden Organisation, Betrag der Spende in Ziffern und Buchstaben, Datum der Zuwendung sowie den Verwendungszweck. Außerdem muss die Bescheinigung bestätigen, dass die Organisation als gemeinnützig anerkannt ist.

Das Finanzamt stellt hierfür amtliche Musterbescheinigungen bereit, die die begünstigte Organisation verwenden muss. Eine selbst erstellte oder formlose Bestätigung reicht nicht aus. Die Bescheinigung muss außerdem angeben, ob es sich um eine Geld- oder Sachspende handelt, und bei Sachspenden den Wert des gespendeten Gegenstands ausweisen.

Ein häufiger Fehler ist das Fehlen der Steuernummer oder der Freistellungsbescheinigung der empfangenden Organisation. Diese Angaben sind nötig, damit das Finanzamt die Gemeinnützigkeit des Empfängers nachvollziehen kann.

Wie lange müssen Spendenbelege aufbewahrt werden?

Unternehmen müssen Spendenbelege in der Regel zehn Jahre aufbewahren. Diese Frist ergibt sich aus den allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung und gilt für alle buchhalterisch relevanten Unterlagen, also auch für Spendenbescheinigungen und dazugehörige Kontoauszüge.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Für eine Spende aus dem Jahr 2026 läuft die Aufbewahrungsfrist also bis Ende 2036. Wer Belege zu früh vernichtet, riskiert im Falle einer Betriebsprüfung Probleme mit dem Finanzamt, da der steuerliche Abzug dann nicht mehr nachgewiesen werden kann.

Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, solange die Dokumente jederzeit lesbar und unveränderbar gespeichert sind. Eine einfache Ablage im E-Mail-Postfach reicht dafür nicht aus.

Darf ein Unternehmen Sachspenden steuerlich absetzen?

Ja, ein Unternehmen darf Sachspenden steuerlich absetzen, allerdings gelten dabei besondere Bewertungsregeln. Als abzugsfähiger Wert gilt in der Regel der gemeine Wert des gespendeten Gegenstands zum Zeitpunkt der Spende, also der Betrag, den das Unternehmen bei einem Verkauf am Markt erzielen würde.

Handelt es sich um Waren aus dem eigenen Betrieb, wird häufig der Teilwert angesetzt, also der Wert, den ein Erwerber des gesamten Unternehmens für den einzelnen Gegenstand zahlen würde. Das kann sich vom Buchwert unterscheiden und erfordert eine sorgfältige Dokumentation.

Wichtig: Bei Sachspenden entsteht unter Umständen auch eine Umsatzsteuerpflicht, wenn das Unternehmen die Vorsteuer beim Kauf des Gegenstands abgezogen hat. In diesem Fall gilt die Sachspende als unentgeltliche Wertabgabe und muss umsatzsteuerlich korrekt behandelt werden. Es lohnt sich, das im Zweifelsfall mit einem Steuerberater zu klären.

Wie bucht ein Unternehmen eine Geldspende korrekt?

Eine Geldspende bucht ein Unternehmen als Betriebsausgabe auf das Konto „Spenden“ (SKR 03: Konto 4300 oder SKR 04: Konto 6300) und gegenkontiert es mit dem Bank- oder Kassenkonto. Der Buchungssatz lautet vereinfacht: Spenden an Bank. Voraussetzung für den steuerlichen Abzug ist, dass die Spende an eine anerkannte gemeinnützige Organisation geht.

Die Spende ist als Betriebsausgabe grundsätzlich abzugsfähig, jedoch nur bis zu bestimmten Höchstgrenzen. Steuerlich absetzbar sind Spenden bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte oder bis zu vier Promille der Summe aus Umsätzen und Löhnen. Beträge, die diese Grenzen überschreiten, können als Spendenvortrag in das nächste Jahr übernommen werden.

In der Buchführung sollte der Beleg immer direkt mit der Buchung verknüpft sein, damit bei einer Prüfung der Zusammenhang sofort nachvollziehbar ist.

Was passiert, wenn eine Spendenbescheinigung fehlerhaft ist?

Wenn eine Spendenbescheinigung fehlerhaft ist, kann das Finanzamt den steuerlichen Abzug der Unternehmensspende ablehnen. Das bedeutet: Die Spende ist zwar geleistet worden, bringt aber keinen steuerlichen Vorteil mehr. In schwerwiegenden Fällen, etwa bei bewusst falschen Angaben, kann die ausstellende Organisation sogar haftbar gemacht werden.

Wer als Unternehmen eine fehlerhafte Bescheinigung erhält, sollte umgehend eine korrigierte Version bei der begünstigten Organisation anfordern. Solange die Korrektur rechtzeitig vor der Steuererklärung vorliegt, entsteht in der Regel kein Schaden.

Für die ausstellende Organisation gilt: Wer wissentlich falsche Spendenbescheinigungen ausstellt, haftet dem Finanzamt gegenüber für die entgangene Steuer. Das ist ein guter Grund, bei der Ausstellung von Bescheinigungen besonders sorgfältig zu sein.

Wie wir bei Lebensstift mit Spenden umgehen

Wir bei der Lebensstift gGmbH sind ein gemeinnütziger Träger der Kinder- und Jugendhilfe in Berlin. Wenn Unternehmen uns mit einer Spende unterstützen möchten, stellen wir selbstverständlich eine ordnungsgemäße Spendenbescheinigung aus, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. So können Unternehmen ihre Unternehmensspende problemlos steuerlich geltend machen. Hier ist, was wir bieten:

Eine rechtskonforme Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster
Transparente Verwendung der Mittel für Kinder und Jugendliche in unseren Berliner Einrichtungen
Persönlicher Ansprechpartner für Fragen rund um die Spende
Möglichkeit zur Sachspende oder projektgebundenen Förderung

Wenn du oder Ihr Unternehmen Kinder und Jugendliche mit einem kreativen, individuellen Ansatz unterstützen möchten, freuen wir uns sehr über eure Hilfe. Besucht gerne unser Spendenkonto, um mehr zu erfahren, oder nehmt direkt über unsere Kontaktseite Verbindung mit uns auf. Gemeinsam können wir jungen Menschen neue Chancen eröffnen.