Was muss ein Unternehmen bei der Spendenquittung beachten?

Ausgefüllte Spendenquittung auf Holztisch neben Münzglas und frischer Blume im warmen Fensterlicht.

Bei einer Unternehmensspende muss der Empfänger eine ordnungsgemäße Spendenquittung ausstellen, damit der Spender die Zuwendung steuerlich absetzen kann. Die Quittung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, einem amtlich vorgeschriebenen Muster entsprechen und innerhalb gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Spendenquittung.

Welche Pflichtangaben muss eine Spendenquittung enthalten?

Eine Spendenquittung muss zwingend den Namen und die Adresse des Spenders, den genauen Spendenbetrag (in Ziffern und Buchstaben), das Datum der Zuwendung, den Verwendungszweck sowie den Hinweis auf die Steuerbegünstigung der empfangenden Organisation enthalten. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, erkennt das Finanzamt die Quittung möglicherweise nicht an.

Im Einzelnen schreibt das amtliche Muster des Bundesministeriums der Finanzen folgende Pflichtangaben vor:

Name und Anschrift der empfangenden Organisation
Steuernummer oder Steuer-Identifikationsnummer der Organisation
Datum des Freistellungsbescheids oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid
Name und Anschrift des Spenders
Betrag der Zuwendung (in Ziffern und in Buchstaben)
Datum des Eingangs der Zuwendung
Art der Zuwendung (Geldzuwendung oder Sachzuwendung)
Angabe des steuerbegünstigten Zwecks, für den die Spende verwendet wird

Wichtig: Die Quittung muss dem amtlich vorgeschriebenen Muster entsprechen. Eigene Formulierungen oder abweichende Layouts sind nur dann zulässig, wenn alle Pflichtfelder vollständig und korrekt abgebildet werden. Für Unternehmensspenden gilt dasselbe Muster wie für Privatpersonen.

Ab welchem Betrag ist eine Spendenquittung erforderlich?

Eine formelle Spendenquittung nach amtlichem Muster ist erst ab einem Spendenbetrag von mehr als 300 Euro erforderlich. Bei Spenden bis zu 300 Euro reicht ein vereinfachter Nachweis aus, zum Beispiel der Kontoauszug zusammen mit dem Buchungsbeleg der begünstigten Organisation.

Diese Vereinfachungsregel gilt für Geldspenden auf das Konto einer steuerbegünstigten Organisation. Der Kontoauszug muss dabei folgende Informationen zeigen: den Namen des Empfängers, den Betrag, das Datum der Überweisung sowie den Verwendungszweck. Für Sachspenden oder Spenden an bestimmte Sonderorganisationen (zum Beispiel politische Parteien) gelten abweichende Regelungen.

Für Unternehmen, die regelmäßig spenden, empfiehlt es sich trotzdem, auch bei kleineren Beträgen eine ordnungsgemäße Quittung anzufordern. Das erleichtert die Buchführung und vermeidet Rückfragen beim Finanzamt.

Wie lange muss ein Unternehmen Spendenquittungen aufbewahren?

Als Spender muss ein Unternehmen Spendenquittungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren, da sie als steuerlich relevante Belege der allgemeinen Aufbewahrungspflicht nach der Abgabenordnung unterliegen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Spende geleistet wurde.

Diese zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchungsbelege, zu denen auch Zuwendungsbestätigungen zählen. In der Praxis bedeutet das: Eine Unternehmensspende aus dem Jahr 2026 muss bis mindestens Ende 2036 aufbewahrt werden.

Auf Seiten der empfangenden Organisation sieht die Pflicht etwas anders aus. Gemeinnützige Organisationen müssen die Durchschriften ausgestellter Spendenquittungen ebenfalls zehn Jahre aufbewahren. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt diese Belege jederzeit anfordern.

Was passiert, wenn eine Spendenquittung fehlerhaft ausgestellt wird?

Wenn eine Spendenquittung fehlerhaft ausgestellt wird, haftet die ausstellende Organisation für den entstandenen Steuerausfall. Das Finanzamt kann in diesem Fall eine sogenannte Veranlasserhaftung geltend machen: Die Organisation muss dann 30 Prozent des zu Unrecht bescheinigten Betrags als Steuer nachzahlen.

Diese Haftungsregel gilt unabhängig davon, ob der Fehler absichtlich oder versehentlich entstanden ist. Typische Fehlerquellen sind:

Falsche oder unvollständige Angaben zum Spender
Falscher Betrag oder falsches Datum
Fehlendes oder veraltetes Freistellungsdatum
Verwendung eines nicht genehmigten Musters
Ausstellung einer Quittung für einen nicht steuerbegünstigten Zweck

Für das spendende Unternehmen bedeutet ein Fehler in der Quittung, dass der steuerliche Abzug gestrichen werden kann. Das Finanzamt erkennt die Zuwendung dann nicht als Betriebsausgabe oder abziehbare Spende an. Es lohnt sich daher, Quittungen direkt nach Erhalt auf Vollständigkeit zu prüfen und bei Fehlern eine korrigierte Version anzufordern.

Kann eine Spendenquittung auch digital ausgestellt werden?

Ja, eine Spendenquittung kann seit 2017 auch in digitaler Form ausgestellt und übermittelt werden. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr zwingend erforderlich, solange die Quittung alle Pflichtangaben enthält und das amtliche Muster verwendet wird. Die digitale Übermittlung per E-Mail ist steuerlich anerkannt.

Das bedeutet in der Praxis: Gemeinnützige Organisationen können Zuwendungsbestätigungen als PDF-Datei per E-Mail versenden. Das spendende Unternehmen kann diese Datei digital archivieren, sofern die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) eingehalten werden. Eine ausgedruckte Version ist nicht mehr notwendig, wenn die digitale Ablage revisionssicher erfolgt.

Wichtig ist dabei, dass die digitale Quittung inhaltlich identisch mit dem Papierformular ist. Ein selbst gestaltetes E-Mail-Template ohne amtliches Muster reicht nicht aus. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte das offizielle Muster des Bundesfinanzministeriums als Vorlage verwenden und dieses als PDF versenden.

So unterstützt die Lebensstift gGmbH Unternehmen beim Thema Spende

Wir bei der Lebensstift gGmbH sind als gemeinnütziger Träger der Kinder- und Jugendhilfe berechtigt, steuerlich abzugsfähige Zuwendungsbestätigungen auszustellen. Wenn Ihr Unternehmen eine Spende leisten möchte, stellen wir sicher, dass alles korrekt abläuft:

Wir stellen Spendenquittungen nach amtlichem Muster aus, digital oder auf Wunsch auch per Post
Wir geben klare Auskunft über den steuerbegünstigten Verwendungszweck Ihrer Unternehmensspende
Wir informieren Sie transparent darüber, wie Ihre Spende bei uns eingesetzt wird
Wir stehen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung

Eine Unternehmensspende an uns unterstützt direkt Kinder und Jugendliche in Berlin, die ein besonderes Beziehungsangebot brauchen. Schauen Sie gern auf unser Spendenkonto oder kontaktieren Sie uns direkt, wenn Sie mehr erfahren möchten. Wir freuen uns über jede Unterstützung.